I. Khái niệm
Kế toán kho (tiếng Anh là Warehouse Accountant) là nhân sự làm việc thường xuyên trong kho hàng, có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra quá trình nhập xuất hàng hóa và kiểm soát lượng hàng tồn trong kho. Ngoài ra, kế toán kho cũng chịu trách nhiệm xuất giấy tờ, các loại chứng từ cho hàng hóa và đảm bảo chất lượng, số lượng nhằm hạn chế việc thất thoát hàng hóa.
II. Nhiệm vụ của kế toán kho
Trong suốt quá trình xuất, nhập hàng hóa từ kho, nhân viên kế toán kho sẽ có trách nhiệm trực tiếp quản lý hoạt động và ghi chép lại các số liệu, chứng từ hàng hóa và sau đó báo cáo cho cấp trên.
Tiếp theo, kế toán kho sẽ tiến hành thống kê số lượng, kiểm tra và phân loại để biết được hạn sử dụng của hàng hóa, từ đó có phương án xử lý hàng tồn trước khi hết hạn, tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp.
Những dữ liệu được thống kê sau đó sẽ được gửi cho cấp trên và các phòng ban liên quan để xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh phù hợp nhất.
III. Công việc của kế toán kho
1. Những công việc chung
Kiểm soát, kiểm kê các loại hàng hóa: Vì công việc chủ yếu của kế toán kho là thường xuyên cập nhật tình hình hàng hóa để có kế hoạch tiêu thụ kịp thời, tránh hết hạn sử dụng nên kế toán kho phải kiểm soát được số lượng, chất lượng hàng hóa nhập và xuất tại kho.
Lập chứng từ xuất kho và nhập kho: Trong quá trình nhập, xuất hàng hóa, hóa đơn hàng hóa cần phải được lưu trữ lại để cung cấp việc đối chứng sau này. Vậy nên, kế toán kho phải ghi chép những số liệu liên quan một cách cụ thể và lưu giữ cẩn thận những chứng từ nhập, xuất hàng hóa.
Hạch toán và kê khai thuế: Giống như công việc của kế toán thông thường, những hoạt động liên quan đến hàng hóa, doanh thu, chi phí tại kho đều phải được ghi chép và hạch toán một cách cẩn thận. Đồng thời, thuế đầu vào và đầu ra cũng cần được kế toán kho kê khai để doanh nghiệp đóng thuế cho Nhà nước.
Phối hợp với thủ kho: Kế toán kho còn cần phối hợp với thủ kho để kiểm đếm số lượng hàng hóa nếu hàng nhập, xuất có giá trị lớn.
Những công việc khác: Ngoài những công việc trên, kế toán kho còn có thể đưa ra những đề xuất, kiến nghị nâng cấp hàng hóa để tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.
2. Những công việc hàng ngày
Đối với hàng hóa: Kế toán kho có nhiệm vụ kiểm kê hàng hóa thường xuyên để thống kê số lượng, chất lượng và phân loại. Dựa vào những số liệu thống kê này, kế toán kho sẽ đề xuất các phương án để tích trữ một lượng hàng nhất định, tránh thiếu hụt hàng trong kho khi nhu cầu tăng cao. Những sổ sách thống kê sẽ được nộp về phòng kế toán.
Đối với chứng từ: Kế toán kho sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và các loại chứng từ trước khi cho phép xuất hoặc nhập hàng, đồng thời nhập những thông tin trên hóa đơn và chứng từ lên hệ thống để tránh việc thất lạc giấy tờ. Trong trường hợp có công nợ, kế toán kho cũng cần lưu ý kịp thời lập biên bản xác minh.
Đối với kho hàng: Với vai trò là người chịu trách nhiệm với toàn bộ kho hàng của doanh nghiệp, kế toán kho cần tự thiết lập và sắp xếp công việc sao cho hợp lý nhất. Bên cạnh đó, kế toán kho cũng phải chịu trách nhiệm với những chênh lệch trong sổ sách và số lượng hàng thực tế trong kho hàng.
3. Những công việc hàng tháng
Lập báo cáo vào cuối tháng để tổng hợp những số liệu thống kê mỗi ngày. Việc này giúp cả kế toán kho và cấp trên đều nắm được tình trạng của hàng hóa.
Hạch toán, đối chiếu lại những chứng từ và hóa đơn đã có trong tháng. Những số liệu và chi phí sẽ được tính toán một cách kỹ lưỡng để doanh nghiệp có thể nắm được thu chi.
Hoàn thành các chứng từ ghi chép, sổ sách, thực hiện chứng nhận giấy tờ để báo cáo với cấp trên theo quy định, đối chiếu lại hàng hóa thực tế và trên sổ ghi chép.
Kế toán kho được coi là một trong những vị trí kế toán nội bộ bên cạnh những vị trí như kế toán thuế, kế toán ngân hàng, kế toán tổng hợp …
IV. Kỹ năng cần có của một kế toán kho
Nắm vững chuyên môn: Kế toán kho không chỉ giám sát các loại hàng hóa tại kho mà còn thường xuyên ghi chép lại những chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ thu chi. Nếu không có những kiến thức chuyên môn thì việc tác nghiệp sẽ trở nên rất khó khăn.
Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng: Tin học văn phòng là điều cực kỳ quan trọng đối với kế toán kho vì những công cụ như Excel, Word sẽ được sử dụng hàng ngày để thống kê hàng hóa. Chính vì thế, đây là một kỹ năng không thể thiếu đối với những người định hướng trở thành kế toán kho.
Sử dụng tốt phần mềm kế toán: Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng phần mềm kế toán từ những nhà cung cấp lớn tại Việt Nam để chuyên nghiệp hóa quy trình và tiết kiệm thời gian. Vậy nên, ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, sinh viên cần phải học và biết cơ bản về phần mềm kế toán để rút ngắn thời gian làm quen với phần mềm này khi đi làm.
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc: Vì phải quản lý rất nhiều loại giấy tờ như các loại hóa đơn, chứng từ nên và đồng thời phải theo dõi và đối chứng số liệu mỗi ngày nên khối lượng công việc của kế toán kho rất lớn. Vậy nên, kỹ năng sắp xếp công việc khoa học là điều không thể thiếu, tránh công việc bị tồn đọng và gây ra thiệt hại cả về hàng hóa lẫn chứng từ.
Tập trung cao độ và tỉ mỉ: Mỗi ngày, kế toán kho đều phải tiếp cận nhiều loại chứng từ, số liệu … đòi hỏi sự tập trung cao độ và sự tỉ mỉ khi xử lý. Chỉ cần một lỗi nhỏ cũng có thể khiến cả quá trình về sau bị sai sót. Vì vậy, hãy thường xuyên luyện tập để nâng cao độ tập trung và tỉ mỉ.
V. Một số loại tài khoản mà kế toán kho cần biết
Nhóm tài khoản hàng tồn thuộc loại tài sản ngắn hạn, theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định chi tiết như bảng dưới đây:
✅Tài khoản 151⭐Hàng mua đang đi đường
✅Tài khoản 152⭐Nguyên liệu, vật liệu
✅Tài khoản 153⭐Công cụ, dụng cụ
✅Tài khoản 154⭐Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
✅Tài khoản 155⭐Thành phẩm
✅Tài khoản 156⭐Hàng hóa
✅Tài khoản 157⭐Hàng gửi đi bán
✅Tài khoản 158⭐Hàng hóa kho bảo thuế
VI. Cần lưu ý gì để làm kế toán kho hiệu quả
Khi xuất nhập hàng: Kiểm tra các chứng từ, hóa đơn cho mỗi lần xuất nhập thật kỹ càng, đảm bảo độ chính xác và phải chuyển giấy tờ cho bộ phận liên quan như bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng.
Theo dõi hàng xuất nhập tồn: Đây là công việc cần phải làm hàng ngày để nắm rõ số lượng, tránh việc bị hao hụt. Ở khu vực chứa hàng cần có ghi chú về ngày tháng xuất nhập hàng cho từng loại hàng để có thể tiết kiệm thời gian cho kế toán kho.
Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu: Trong kho hàng của doanh nghiệp luôn cần một lượng hàng tồn tối thiểu. Kế toán kho cần theo dõi để đưa ra đề xuất thay đổi tới cấp trên nếu cần thiết.
Sắp xếp hàng hóa trong kho: Cần phải biết cách sắp xếp, bố trí hàng hóa trong kho một cách khoa học để đảm bảo có không gian dự trù cho những loại hàng hóa phát sinh sau này.
Đảm bảo chính xác thông tin trên chứng từ: Khi thực hiện thủ tục mua hay đặt hàng, kế toán kho cần phải đảm bảo những thông tin trên chứng từ là chính xác để không xảy ra những trường hợp không mong muốn sau này.
Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho: Mặc dù có thể linh hoạt sắp xếp hàng hóa trong kho nhưng vẫn cần tuân thủ những nguyên tắc của nhà sản xuất để đảm bảo giữ được chất lượng cho hàng hóa.
Am hiểu về hàng hóa phụ trách: Cần phải có sự hiểu biết nhất định về vật tư hàng hóa trong kho, nhất là những vật tư có quy cách mẫu mã khác nhau, nhiều chủng loại, vật tư dễ cháy nổ, dễ vỡ, dễ hư hỏng …
Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy: Việc kiểm tra định kỳ cơ sở vật chất để đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy PCCC là điều tối quan trọng vì hàng hóa là tài sản có giá trị lớn của doanh nghiệp. Vậy nên, kế toán kho cần tuân thủ tuyệt đối việc này.
VII. Những sai lầm thường gặp của kế toán kho
Dưới đây là một số sai lầm thường gặp, những người có định hướng hoặc đang làm kế toán kho cần tránh những sai lầm này:
1. Không xác định mức tồn kho định kỳ
Mức tồn kho là số lượng hàng hóa được yêu cầu luôn phải có trong kho nhằm cung cấp kịp thời cho khách hàng trong trường hợp nguồn cung thiếu hụt. Nếu không tính toán mức tồn kho định kỳ sẽ dẫn tới việc không bổ sung kịp thời hàng hóa và làm trì hoãn tiến trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngược lại, nếu mức tồn kho quá nhiều sẽ làm dư thừa hàng hóa, chiếm diện tích của các mặt hàng khác và tệ hơn nữa là quá thời gian sử dụng của hàng hóa.
2. Không sắp xếp hàng hóa khoa học
Nếu không sắp xếp hàng hóa khoa học, kế toán kho sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm, kiểm tra và xuất nhập hàng hóa. Đồng thời, kho bãi cũng sẽ bị chiếm nhiều diện tích hơn và doanh nghiệp lại phải tốn ngân sách cho việc thuê kho bãi khác. Vì vậy, cần phải sắp xếp hàng hóa thật khoa học để tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức.
3. Không thường xuyên kiểm tra hàng hóa và vật tư
Việc kiểm tra hàng hóa và vật tư thường xuyên sẽ giúp kế toán kho xác định được các loại hàng sắp hết hạn sử dụng, hàng bị hỏng và đồng thời dễ dàng hơn trong việc đối soát số lượng thực tế so với giấy tờ.
Vậy nên, nếu không kiểm tra hàng hóa, vật tư thường xuyên thì sẽ dẫn đến việc không theo dõi được sát sao tình trạng và chất lượng của hàng hóa được lưu trữ trong kho.
4. Không chú trọng nâng cao nghiệp vụ
Khi doanh nghiệp càng phát triển thì số lượng kho hàng sẽ càng nhiều hoặc diện tích kho hàng sẽ được mở rộng ra càng lớn, dẫn tới khối lượng công việc càng nhiều. Nếu không chú trọng việc nâng cao trình độ thì kế toán kho sẽ rất khó để kiểm soát được khối lượng công việc lớn như vậy.
5. Những sai lầm khác
Ngoài những sai lầm trên thì còn một số sai lầm khác có thể mắc phải như mua hàng bị nhầm giá do không quản lý quy trình mua hàng sát sao, từ đó gây sụt giảm lợi nhuận của công ty; thiếu chữ ký của các bên nhập, xuất; quên ghi thời gian nhập, xuất hàng hóa …
