KẾ TOÁN CHI PHÍ PHẢI TRẢ

a. Tài khoản sử dụng

Tài khoản 335 - Chi phí phải trả. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa chi trả trong kỳ này.Tài khoản này dùng để hạch toán những khoản chi phí thực tế chưa phát sinh nhưng được tính trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh kỳ này cho các đối tượng chịu chi phí để đảm bảo khi các khoản chi trả phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất, kinh doanh. Việc hạch toán các khoản chi phí phải trả vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ này phải thực hiện theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ. Thuộc lại chi phí phải trả, bao gồm các khoản sau:

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 335 – Chi phí phải trả

Bên Nợ:

- Các khoản chi trả thực tế phát sinh được tính vào chi phí phải trả

- Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được ghi giảm chi phí.

Bên Có:

Chi phí phải trả đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh.

Số dư bên Có:

Chi phí phải trả đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh.

 b. Trình tự kế toán 

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

            Có TK 335 – Chi phí phải trả

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp (Nếu số phải trả lớn hơn số trích trước)

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Số đã trích trước)

            Có TK 334 – Phải trả người lao động (Tổng tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả)

            Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp (Nếu số phải trả nhỏ hơn số trích trước).

Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

            Có TK 335 – Chi phí phải trả

         + Nếu số chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh lớn hơn số trích trước, kế toán ghi:

Nợ TK 623, 627, 641, 642 (Số đã chi lớn hơn số trích trước)

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Số đã trích trước)

            Có TK 241 – XDCB dở dang (2413) (Tổng chi phí thực tế phát sinh)

+ Nếu số chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh nhỏ hơn số trích trước, kế toán ghi giảm chi phí thuộc đối tượng sử dụng TSCĐ:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Số đã trích trước)

            Có TK 241 – XDCB dở dang (2413) (Tổng chi phí thực tế phát sinh)

            Có TK 623, 627, 641, 642 (Nếu số đã chi nhỏ hơn số trích trước)

Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

            Có TK 335 – Chi phí phải trả

+ Nếu chi phí thực tế phát sinh trong thời gian ngừng sản xuất theo thời vụ lớn hơn số trích trước, kế toán ghi:

Nợ TK 623, 627 (Số chênh lệch thực tế chi lớn hơn số trích trước)

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Số đã trích trước)

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 334 – Phải trả người lao động

+ Nếu chi phí thực tế phát sinh trong thời gian ngừng sản xuất theo thời vụ nhỏ hơn số trích trước, kế toán ghi giảm chi phí:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Số đã trích trước)

Có TK 111 – Tiền mặt

             Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 623, 627 (Nếu số đã chi nhỏ hơn số trích trước)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh)

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (Lãi tiền vay tính vào giá trị tài sản sản xuất dở dang).

Nợ TK 241 – XDCB dở dang (Lãi tiền vay tính vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)

            Có TK 335 – Chi phí phải trả

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (Nếu tính lãi vay vào giá trị tài sản sản xuất dở dang)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu tính lãi vay vào chi phí tài chính trong kỳ)

Nợ TK 241 – XDCB dở dang (Nếu tính lãi vay vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)

            Có TK 335 – Chi phí phải trả (Phần lãi trái phiếu phải trả trong kỳ)

Cuối thời hạn của trái phiếu, doanh nghiệp thanh toán gốc và lãi trái phiếu cho người mua trái phiếu, ghi:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Tổng số tiền lãi phải trả)

Nợ TK 343 – Trái phiếu phát hành (TK 3431 – Mệnh giá trái phiếu)

            Có các TK 111, 112,

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (Nếu tính lãi vay vào giá trị tài sản sản xuất dở dang)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu tính lãi vay vào chi phí tài chính trong kỳ)

Nợ TK 241 – XDCB dở dang (Nếu tính lãi vay vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)

            Có TK 335 – Chi phí phải trả (Phần lãi trái phiếu phải trả trong kỳ)

            Có TK 3432 – Chiết khấu trái phiếu (Số phân bổ chiết khấu trái phiếu trong kỳ)

Cuối thời hạn của trái phiếu, doanh nghiệp thanh toán gốc và lãi trái phiếu cho người mua trái phiếu, ghi:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Tổng số tiền lãi phải trả)

Nợ TK 343 – Trái phiếu phát hành (TK 3431 – Mệnh giá trái phiếu)

            Có TK 111, 112,…

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (Nếu tính lãi vay vào giá trị tài sản sản xuất dở dang)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu tính lãi vay vào chi phí tài chính trong kỳ)

Nợ TK 241 – XDCB dở dang (Nếu tính lãi vay vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)

            Có TK 335 – Chi phí phải trả (Phần lãi trái phiếu phải trả trong kỳ)

Cuối thời hạn của trái phiếu, doanh nghiệp thanh toán gốc và lãi trái phiếu, ghi:

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Tổng số tiền lãi phải trả)                      

Nợ TK 343 – Trái phiếu phát hành (TK 3431 – Mệnh giá trái phiếu)

            Có  TK 111, 112,

• Trích trước chi phí tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất trong thời gian nghỉ phép.
• Chi phí sửa chữa lớn của những TSCĐ đặc thù do việc sửa chữa lớn có tính chu kỳ, doanh nghiệp được phép trích trước chi phí sửa chữa cho năm kế hoạch hoặc một số năm tiếp theo.
• Chi phí trong thời gian doanh nghiệp ngừng sản xuất theo mùa, vụ có thể xây dựng được kế hoạch ngừng sản xuất. Kế toán tiến hành tính trước và hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ những chi phí sẽ phải chi trong thời gian ngừng sản xuất, kinh doanh.
• Trích trước chi phí lãi tiền vay phải trả trong trường hợp vay trả lãi sau, lãi trái phiếu trả sau (Khi trái phiếu đáo hạn)                                                             

  Hạch toán tài khoản 335 cần tôn trọng một số quy định sau:

• Chỉ được hạch toán vào tài khoản này những nội dung chi phí phải trả theo quy định trên. Ngoài các nội dung quy định này, nếu phát sinh những khoản khác phải tính trước và hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, doanh nghiệp phải có giải trình về những khoản chi phí phải trả đó.
• Việc trích trước và hạch toán những chi phí chưa phát sinh vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải được tính toán một cách chặt chẽ (Lập dự toán chi phí và dự táon trích trước) và phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy về các khoản chi phí phải trích trước trong kỳ, để đảm bảo số chi phí phải trả hạch toán vào tài khoản này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh. Nghiêm cấm việc trích trước vào chi phí những nội dung không được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
• Về nguyên tắc, cuối kỳ kế toán năm, các khoản chi phí phải trả phải được quyết toán với số chi phí thực tế phát sinh. Số chênh lệch giữa số trích trước và chi phí thực tế phải xử lý theo chính sách tài chính hiện hành.
• Những khoản chi phí trích trước chưa sử dụng cuối năm phải giải trình trong bản thuyết minh báo cáo tài chính.
•      Trích trước vào chi phí về tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, ghi:
• Khi tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất, ghi:
• Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:
• Khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, kế toán kết chuyển chi phí thực tế phát sinh thuộc khối lượng công việc sửa chữa lớn TSCĐ đã được trích trước vào chi phí, ghi:
• Trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh những chi phí dự tính phải chi trong thời gian ngừng việc theo thời vụ, hoặc ngừng việc theo kế hoạch, ghi:
• Trường hợp lãi vay trả sau, cuối kỳ tính lãi tiền vay phải trả trong kỳ, ghi:
• Trường hợp doanh nghiệp phát hành trái phiếu theo mệnh giá, nếu trả lãi sau (khi trái phiếu đáo hạn), từng kỳ doanh nghiệp phải tính trước chi phí lãi vay phải trả trong kỳ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc vốn hoá, ghi:
• Trường hợp doanh nghiệp phát hành trái phiếu có chiết khấu, nếu trả lãi sau (khi trái phiếu đáo hạn), từng kỳ doanh nghiệp phải tính trước chi phí lãi vay phải trả trong kỳ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc vốn hoá, ghi:
• Trường hợp doanh nghiệp phát hành trái phiếu có phụ trội, nếu trả lãi sau (khi trái phiếu đáo hạn), từng thời kỳ doanh nghiệp phải tính trước chi phí lãi vay phải trả trong kỳ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc vốn hoá, ghi: