Hạch toán chi tiết hàng tồn kho là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho, loại, nhóm hàng tồn kho về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho phù hợp để góp phần tăng cường quản lý hàng tồn kho.
1. Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho
Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho là quá trình tổ chức việc lập, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển chứng từ bảo quản sử dụng lại chứng từ và lưu trữ tất cả chứng từ kế toán liên quan tới hàng tồn kho trong doanh nghiệp nhằm phản ánh và giám đốc các thông tin về hàng tồn kho trong doanh nghiệp nhằm phản ánh và giám đốc các thông tin về hàng tồn kho phục vụ cho việc lãnh đạo nghiệp vụ, ghi sổ kế toán và tổng hợp số liệu kế toán.
Trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi doanh nghiệp cần tổ chức chứng từ kế toán cho phù hợp, cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.
Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC chứng từ về kế toán hàng tồn kho bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 03-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 04-VT) - Bảng kê mua hàng (mẫu số 06-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 05-VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ (mẫu số 07-VT)
2. Hạch toán chi tiết hàng tồn kho
2.1. Phương pháp ghi thẻ song song
- Tại kho: Thủ kho dùng “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do phòng kế toán mở và được mở cho từng thứ vật tư, hàng hoá. Sau khi ghi những chỉ tiêu ở phần trên, kế toán giao cho thủ kho giữ.
- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép hàng ngày tình hình nhập -xuất cho từng vật tư, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng thứ vật tư, hàng hoá. Cuối tháng, thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết. Mặt khách căn cứ vào sổ chi tiết kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập- xuất - tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp.
Phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, hàng hoá, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít diễn ra không thường xuyên.
2.2. Phương pháp ghi sổ số dư
Theo phương pháp này thủ kho chỉ ghi chép phần số lượng còn kế toán chỉ ghi chép phần giá trị.
- Tại kho: Thủ kho vẫn mở thẻ kho và ghi chép như phương pháp thẻ song song. Cuối tháng thủ kho phải ghi chuyển số tồn kho trên thẻ kho vào sổ số dư ở cột số lượng.
- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất để ghi chép định kỳ hoặc hàng ngày theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng lập bảng tổng nhập - xuất - tồn.
Khi nhập được sổ số dư do thủ kho gửi đến kế toán phải tính và ghi vào cột số tiền trên sổ số dư.
Cuối tháng kế toán đối chiếu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Phương pháp này được áp dụng trong các đơn vị có chủng loại vật tư, hàng hoá, trình độ chuyên môn cán bộ kế toán vững vàng và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư, hàng hoá.
Sơ đồ kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư
2.3. Phương pháp đối chiếu luân chuyển
- Tại kho thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song.
- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng “sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép theo chỉ tiêu số lượng và giá trị cho từng loại vật tư, hàng hoá theo từng tháng. Cuối tháng, số liệu trên sổ đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp.
Phương pháp này được áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật liệu ít, không nhiều nghiệp vụ nhập - xuất - tồn vật tư, hàng hoá, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá, do vây không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.
Sơ đồ kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp đối chiếu luân chuyển
