QUY TRÌNH LẬP PHIẾU THU CHI TẠI PHÒNG KẾ TOÁN

1.  MỤC ĐÍCH :            (Quy trình này được soạn thảo để làm gi ? giải quyết vấn đề gì ?)

 - Quy định các chứng từ cần thiết khi lập phiếu thu, chi nhằm đảm bảo sự thu chi, hợp pháp, những chứng từ yêu cầu thanh toán không phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời

  -  Lập phiếu thu, chi theo đúng chế độ kế toán..............................................................

   

2.  PHẠM VI ÁP DỤNG :   (Quy trình này chi phối công việc của các phòng ban bộ phận nào ? liệt kê tất cả)

- Tất cả các phòng ban trong công ty............................................................................

3.   ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & TỪ VIẾT TẮT: (giải thích các thuật ngữ, các từ viết tắt sử dụng trong quy trình này )

- HĐTC :      Hoá đơn tài chính

- GĐ     :        Giám Đốc

- TBP   :        Trưởng bộ phận

- KTT   :        Kế toán trưởng

- PNK   :        Phiếu nhập kho

- HĐMB :     Hợp đồng mua bán

- KTTT :       Nhân viên kế toán

4. TÀI LIỆU THAM KHẢO : (Liệt kê các văn bản, tiêu chuẩn, quy định …, là cơ sở để soạn thảo quy trình này kể cả các quy trình khác trong hệ thống quản lý chất lượng)

   -Tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000

   - Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty cổ phần Long sơn

   - Các quy định về chế độ chi tiêu Tài chính trong Công ty .

5. MÔ TẢ :

5.1. Lưu đồ

5.2.   Diễn giải chi tiết:    

Công đoạn

Tên công đoạn

Trách nhiệm

(ai làm ?)

Mô tả thực hiện công đoạn

(Làm điều gì & làm như thế nào, nêu rõ: ở đâu ? lúc nào ? trong bao lâu ?)

Chuẩn chấp nhận

(Như thế nào là đạt/được đối với công đoạn)

Biểu mẫu áp dụng, hồ sơ (Bằng chứng để lại)

 

1

 

Đề xuất

NV-CN

Tập hợp các chứng từ , hoá đơn có liên quan đến thu, chi tiền mặt, lập phiếu đè nghị thanh toán, Phiếu đề nghị thu tiền , Tưởng Bộ phận  kiểm tra ký xác nhận, kèm theo Phiếu đè xuất phát sinh nghiệp vụ  kinh tế  đã duyệt của GĐ.

Ghi Đầy đủ, rõ ràng  các chi tiết theo mẫu quy định., không sửa chữa , tẩy xoá .

Phiếu đề xuất, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu đề nghị thu tiền,

2

 

 

 Kiểm tra

 KTTT

Kiểm tra các giấy tờ chứng từ đầy đủ, hợp lệ,chính xác không.

Phiếu chi:  Giấy đề nghị chi tiền,HĐTC  hoặc HĐMB liên quan,Giấy giới thiệu,Phiếu nhập kho

Phiếu thu:,Giấy đề nghị thu tiền, Nếu hợp lệ, đầy đủ thì tiến hành lập phiếu, Nếu không hợp lệ, đầy đủ chuyển trả lại phòng nghiệp vụ để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng

Phiếu nhập kho đúng hàng, đúng số lượng,,Giấy đề nghị chi đầy đủ tên họ người nhận tiền, công ty, số tiền, nội dung chi, HĐTC đúng theo quy định của Bộ Tài Chính, đầy đủ tên Công ty, mã số thuế, tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế VAT, số tiền, bằng số, bằng chữ…., HĐMB đúng với nội dung chi, điều kiện thanh toán, Giấy giới thiệu đúng tên, nội dung đã ghi trên giấy đề nghị chi , người ký giấy giới thiệu vàmộc dấu của khách hàng., Đầy đủ tên họ người nộp tiền , số tiền bằng chữ, số, nội dụng thu

Phiếu đề xuất, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu đề nghị thu tiền,

Các chứng từ hoá đơn có liên quan

 

 

3

 

Ký duyệt

GĐ, KTT

KTT, GĐ xem xét vàduyệt.

 

 Chứng từ đầy đủ, chính xác như những nội dung đã ghi trên

 

Phiếu đề xuất, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu đề nghị thu tiền,Các chứng từ hoá đơn có liên quan

4

 

 

Thực hiện

 KTTT

 Viết phiếu thu hoặc Phiếu chi  .

 Chứng từ đầy đủ, chính xác

Phiếu thu, Phiếu chi 

Phiếu đề xuất, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu đề nghị thu tiền,Các chứng từ hoá đơn có liên quan

 

5

 

 Thực hiện

 TQ

 Thu hoặc chi tiền

 Thu đủ , chi đúng .

 Phiếu thu, Phiếu chi 

6

 

 

 Lưu hồ sơ

KTTT, TQ

Ghi chếp sổ sách kế toán và lưu hồ sơ

 Rõ ràng có hệ thống , dễ tìm kiếm.

Phiếu thu, Phiếu chi 

Phiếu đề xuất, Phiếu đề nghị thanh toán, Phiếu đề nghị thu tiền,Các chứng từ hoá đơn có liên quan

 

6.  BIỂU MẪU ÁP DỤNG, HỒ SƠ:

 

Stt

Nhận biết

Bảo quản

(Nơi lưu hồ sơ)

Bảo vệ

(Thẩm quyền truy cập, ai được phép truy cập)

Thời gian lưu hồ sơ

Cách huỷ hồ sơ

Tên biểu mẫu

Ký hiệu biểu mẫu

  1.   

 Giấy đề nghị thanh toán

ĐNTT-LS

Phòng kế toán 

Kế toán , Giám đốc 

 10 năm

Chuyển kho lưu trữ 10 năm tiếp theo 

  1.   

 Phiếu nhập kho

PNK-LS 

Phòng kế toán 

Kế toán , Giám đốc 

 10 năm

Chuyển kho lưu trữ 10 năm tiếp theo 

  1.   

 Phiếu thu

 PT-LS

Phòng kế toán 

Kế toán , Giám đốc 

 10 năm

Chuyển kho lưu trữ 10 năm tiếp theo 

  1.   

 Phiếu chi

 PC-LS

Phòng kế toán 

Kế toán , Giám đốc 

 10 năm

Chuyển kho lưu trữ 10 năm tiếp theo 

  1.   

 Phiếu đề xuất

 PĐX-LS

Phòng kế toán 

Kế toán , Giám đốc 

 10 năm

Chuyển kho lưu trữ 10 năm tiếp theo